Documente legale Politica de confidențialitate

1. Cine este responsabil de datele dumneavoastră

Pentru datele introduse în platformă de grădinițe — profilurile copiilor, ale părinților, prezența, mesele, fotografiile, rapoartele zilnice — grădinița este operatorul de date, iar Kinderbase acționează ca persoană împuternicită de operator, prelucrând datele exclusiv conform instrucțiunilor grădiniței și acordului de prelucrare a datelor încheiat cu aceasta.

Pentru datele de cont, de facturare a serviciului și datele tehnice generate de utilizarea platformei, Kinderbase acționează ca operator de date.

Dacă aveți întrebări despre modul în care grădinița dumneavoastră folosește datele copilului (de exemplu, ce fotografii publică sau cui le arată), vă recomandăm să contactați mai întâi grădinița.

2. Ce date prelucrăm

• Date de cont: nume, adresă de e-mail, număr de telefon, rol în platformă (părinte, profesor, administrator), fotografie de profil.
• Profilul copilului: nume, data nașterii, grupa, programul, alergii sau observații medicale introduse de grădiniță.
• Activitate zilnică: prezență, mese, somn, rapoarte zilnice și alte informații completate de personalul grădiniței.
• Conținut media: fotografii și videoclipuri publicate în postări, story-uri sau conversații, împreună cu descrierile aferente.
• Mesaje: conversațiile purtate prin funcția de chat a platformei.
• Facturare: facturi emise de grădiniță către părinți și statusul plăților. Dacă grădinița își conectează propriul cont Stripe (opțional), părinții pot plăti facturile cu cardul în aplicație: datele cardului sunt prelucrate de Stripe și nu sunt stocate de Kinderbase, iar plata ajunge în contul grădiniței. Colectarea automată a abonamentelor nu este disponibilă în pilot.
• Preluare: persoanele autorizate să preia copilul și istoricul preluărilor.
• Date tehnice: tipul dispozitivului, token-uri pentru notificări push, adresa IP, jurnale de acces, rapoarte de erori și timpii de răspuns ai platformei.
• Statistici de utilizare: ecranele deschise și acțiunile efectuate în aplicație, fără conținutul postărilor sau al mesajelor — doar cu acordul dumneavoastră.
• Vizitele pe site-ul kinderbase.ro: paginile vizitate și clicurile pe butoanele principale, măsurate agregat, fără cookie-uri și fără identificatori personali.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

• Furnizarea serviciului (crearea conturilor, fluxul de noutăți, prezența, meniurile, facturarea, chat-ul) — executarea contractului.
• Funcții de siguranță, precum gestionarea persoanelor autorizate pentru preluarea copilului — executarea contractului și interesul legitim al grădiniței de a asigura siguranța copiilor.
• Emiterea și păstrarea facturilor — obligație legală și executarea contractului.
• Trimiterea notificărilor legate de activitatea din platformă (postări noi, mesaje, facturi, preluări) — executarea contractului; notificările pot fi dezactivate din setările dispozitivului.
• Securitatea platformei, prevenirea abuzurilor și remedierea erorilor (inclusiv rapoartele de erori și timpii de răspuns) — interes legitim.
• Statistici de utilizare a aplicației, pentru a înțelege ce funcții sunt folosite și a îmbunătăți platforma — consimțământul dumneavoastră, pe care îl puteți retrage oricând.
• Statistici agregate de vizitare a site-ului kinderbase.ro — interes legitim.
• Respectarea obligațiilor legale și a solicitărilor autorităților — obligație legală.

4. Datele copiilor

Kinderbase prelucrează datele copiilor exclusiv la instrucțiunile grădiniței, care are responsabilitatea de a obține acordul părinților acolo unde legea o cere (de exemplu, pentru fotografii și videoclipuri).

Conținutul media este vizibil doar utilizatorilor autorizați din cadrul grădiniței — de regulă părinții copiilor din aceeași grupă sau grădiniță, conform setărilor alese de grădiniță.

Alergiile și observațiile medicale sunt date privind sănătatea, o categorie specială de date (art. 9 GDPR). Grădinița le introduce pentru a proteja sănătatea și siguranța copilului; le protejăm cu aceleași măsuri ca restul datelor și nu le folosim în niciun alt scop.

Datele copiilor nu sunt folosite niciodată în scopuri publicitare și nu fac obiectul unor decizii automate sau al profilării.

5. Cui dezvăluim datele

Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal. Datele sunt accesibile doar:

• Grădiniței și utilizatorilor autorizați ai acesteia — părinții văd doar informațiile referitoare la proprii copii.
• Furnizorilor noștri de servicii, care prelucrează datele în numele nostru: găzduire și stocare în Uniunea Europeană, serviciile de notificări push ale Apple și Google și furnizorul de trimitere a e-mailurilor tranzacționale.
• Stripe, numai dacă grădinița își conectează propriul cont Stripe pentru plata online a facturilor: Stripe prelucrează plata și datele cardului, iar plata ajunge în contul grădiniței.
• Google Gemini, numai când un utilizator autorizat pornește funcția AI: textul și cel mult cinci fotografii selectate sunt transmise pentru generarea unei ciorne. Grădinița stabilește dacă poate folosi această funcție și trebuie să aibă un temei legal pentru conținutul transmis.
• GIPHY și Unsplash, atunci când utilizatorul caută GIF-uri sau imagini; acești furnizori pot primi termenul de căutare și date tehnice precum adresa IP.
• Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ, Estonia, UE), pentru statisticile agregate ale site-ului kinderbase.ro; nu folosește cookie-uri și nu stochează adresa IP.
• Autorităților publice, atunci când legea ne obligă.

6. Transferuri internaționale

Datele sunt găzduite pe servere din Uniunea Europeană. Anumiți furnizori (de exemplu, serviciile de notificări push) pot prelucra date limitate în afara Spațiului Economic European; în astfel de cazuri ne asigurăm că există garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană.

Utilizarea funcțiilor Google Gemini, GIPHY sau Unsplash poate implica transferuri internaționale în conformitate cu garanțiile și politicile furnizorului respectiv. Funcția AI este opțională și afișează o informare înainte de prima utilizare.

7. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului și conținutul rămân în platformă cât timp contul este activ și contractul cu grădinița este în vigoare.
• La încetarea contractului cu o grădiniță, datele acesteia sunt șterse sau anonimizate în cel mult 90 de zile, cu excepția datelor pe care legea ne obligă să le păstrăm.
• Facturile și documentele contabile se păstrează conform legislației fiscale române.
• Jurnalele tehnice se păstrează pe perioade scurte, necesare pentru securitate și diagnosticare.

8. Cum protejăm datele

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptarea datelor în tranzit, autentificare securizată, permisiuni bazate pe roluri (fiecare utilizator vede doar ce îi este destinat), stocare privată pentru documentele sensibile și copii de siguranță regulate. Accesul echipei noastre la date este limitat la ceea ce este strict necesar pentru operarea și întreținerea platformei.

9. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți dreptul de acces la datele dumneavoastră, dreptul la rectificare, la ștergere, la restricționarea prelucrării, la portabilitatea datelor, dreptul de opoziție și dreptul de a vă retrage consimțământul atunci când prelucrarea se bazează pe acesta.

Pentru a vă exercita aceste drepturi, contactați grădinița (pentru datele gestionate de aceasta) sau scrieți-ne la contact@kinderbase.ro. Răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; pentru cereri complexe, termenul poate fi prelungit cu încă două luni, cu informarea dumneavoastră.

Acordul pentru cookie-urile funcționale și statisticile de utilizare îl puteți retrage oricând din Profil → Confidențialitate, la fel de ușor cum l-ați dat.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — dataprotection.ro.

10. Cookie-uri și tehnologii similare

Aplicația folosește cookie-uri și stocare locală pe dispozitivul dumneavoastră, în trei categorii:

• Strict necesare (fără acord): sesiunea de autentificare, alegerea dumneavoastră privind cookie-urile și preferințele de afișare alese explicit (limba, tema, mărimea textului).
• Funcționale: preferințe reținute între vizite, de exemplu modul administrator, căutările recente, story-urile deja văzute și modul de afișare a rapoartelor. În aplicația web, doar cu acordul dumneavoastră; în aplicațiile mobile sunt setări alese de dumneavoastră și rămân pe dispozitiv.
• Statistici de utilizare (doar cu acordul dumneavoastră): ecranele deschise și acțiunile efectuate, trimise către serverele noastre din UE. Nu le transmitem terților și nu le folosim pentru publicitate.

În aplicația web alegeți la prima vizită între „Acceptă toate” și „Refuz”; în aplicațiile mobile vi se cere acordul pentru statistici la prima utilizare. Dacă refuzați, platforma funcționează complet: doar preferințele funcționale nu sunt reținute între vizite și nu se colectează statistici de utilizare. Vă puteți schimba alegerea oricând din Profil → Confidențialitate.

Rapoartele de erori și timpii de răspuns ai platformei sunt colectați în baza interesului nostru legitim de a menține platforma sigură și funcțională. Site-ul kinderbase.ro nu folosește cookie-uri. Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire între site-uri.

11. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza periodic această politică. Vom publica versiunea curentă pe această pagină, iar în cazul modificărilor semnificative vom anunța utilizatorii prin platformă. Data ultimei actualizări este afișată în partea de sus a paginii.

12. Contact

Pentru orice întrebare legată de protecția datelor, ne puteți scrie la contact@kinderbase.ro.